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Come funziona Google Calendar, l’agenda integrata al tuo account Gmail

Come funziona Google Calendar, l'agenda integrata al tuo account Gmail

Scritto da Veronica Beco

- 26 Febbraio 2018

Ecco come funziona Google Calendar, per organizzare tutti i vostri impegni in un’agenda digitale utile e funzionale, con cui condividere anche gli appuntamenti comuni a più persone

Come funziona Google Calendar? Se state cercando un’alternativa alla classica agenda cartacea, per organizzare le vostre giornate e gestire al meglio i tanti impegni, ciò che fa per voi è la piattaforma Google Calendar legata a Gmail.

In modo semplice e veloce, potrete aggiungere al calendario i vostri appuntamenti, con tutte le specifiche di cui avrete bisogno di ricordarvi e con eventuali promemoria, da settare secondo le vostre esigenze. Potrete organizzare al meglio i vostri impegni di lavoro, ma anche l’agenda del vostro tempo libero, le commissioni da fare, i compleanni da ricordare. Google Calendar è completamente personalizzabile: scoprite allora come impostare e gestire Google Calendar e come condividere il calendario.

Come funziona Google Calendar: inserire e gestire eventi

Come anticipato, la piattaforma Google Calendar è integrata all’account Gmail, la nota casella di posta di elettronica Gmail: aprite la vostra email e selezionate l’icona “Calendar” dal pulsante in alto a destra. Si aprirà una schermata con un piccolo calendario mensile in alto a sinistra e, nella parte centrale dello schermo, il calendario settimanale corrente con celle corrispondenti ad ogni ora del giorno e la giornata odierna evidenziata in blu. Potete decidere cosa visualizzare nella schermata principale dal menu a tendina in alto, dove troverete varie opzioni (giorno, settimana, mese, anno etc).

Per inserire un appuntamento nel calendario, vi basterà cliccare sulla cella corrispondente al giorno e all’orario in cui dovete segnare l’impegno, così da digitare il “Titolo” dello stesso nella piccola finestra appositamente aperta. Se oltre al nome dell’appuntamento avete bisogno di segnare delle informazioni ulteriori, potete cliccare sul pulsante “Altre Opzioni” della finestra oppure, prima ancora di cliccare su una cella del calendario, cliccare nel pulsante rosso con il “+” in basso a destra.

In entrambi i casi si aprirà una schermata con tutta una serie di opzioni, da settare per arricchire di dettagli il vostro evento:

  • Giorno e Orario
  • Frequenza. Possibilità di ripetere l’impegno con una determinata frequenza o in determinati giorni
  • Posizione. Inserire il luogo nel quale si svolgerà l’evento
  • Notifica. Possibilità di settare uno o più avvisi tramite notifica o tramite mail, con cadenza a scelta, come promemoria dell’appuntamento inserito
  • Mail di riferimento e colore dell’evento. Il colore è un elemento molto importante, perché vi permetterà di identificare con un solo colpo d’occhio al vostro calendario la tipologia di impegni segnati; vi consigliamo di crearvi una sorta di legenda personale, così da attribuire sempre lo stesso colore agli appuntamenti con la stessa natura (di lavoro, personali, commissioni, visite mediche etc)
  • Descrizione. In questo box potrete inserire un testo a vostro piacimento, che accompagni e appunto espliciti l’impegno in questione.

Compilati i campi necessari, cliccate sul pulsante “Salva” in alto e il vostro evento sarà aggiunto automaticamente al calendario.

Avete anche la possibilità di creare più calendari in contemporanea: se il vostro calendario dei vostri appuntamenti, nonostante i differenti colori, dovesse risultare troppo pieno e quindi di difficile lettura, oppure se vorrete distinguere le differenti priorità dei vostri impegni, vi consigliamo di lavorare con più calendari e gestire al meglio il vostro tempo.

Come condividere il proprio Google Calendar con altri utenti

Google Calendar è di fatto un’agenda digitale, ma nasce anche con l’intento di rendere più semplice ed immediata la condivisione di eventi e l’organizzazione di quest’ultimi tra più persone.

Per prima cosa vediamo come condividere un solo evento con altri partecipanti, riaprendo la stessa schermata delle opzioni avanzate appena vista. Nella colonna di destra, troverai le opzioni per invitare altri utenti. Potrai aggiungere qui la mail degli utenti interessati, settando inoltre se questi potranno: modificare l’evento, invitare altri utenti, vedere l’elenco delle persone partecipanti.

Oltre ai singoli eventi, è possibile inoltre condividere tutto il Calendario con uno o più utenti, in modo da integrare tutti gli impegni. Dalla pagina principale di Google Calendar, trovate l’opzione “Aggiungi Calendario” e le relative impostazioni, per invitare uno specifico utente a condividere il calendario con voi. Potrai scegliere se:

  • Vedere solo disponibile/occupato, per rendere visibili solo determinati eventi o determinate informazioni
  • Vedere tutti i dettagli dell’evento
  • Permettere di apportare modifiche agli eventi
  • Permettere sia di apportare modifiche sia di gestire a sua volta le opzioni di condivisione

Nel caso di eventi comuni a più persone, diventa molto utile l’opzione “Trova un orario” nelle impostazioni: potrete infatti visualizzare in dettaglio l’agenda di tutti gli invitati una di seguito all’altra, così da riuscire facilmente a scegliere un orari libero per tutti.

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